Por: Ian Sutherland, CEO & Founder de Swappi

Hace unos años recorrí distintos edificios conversando con administradores. Algunos llevaban décadas en el rubro, otros recién empezaban. En todos vi lo mismo: papeles en una mano, celular colapsado en la otra, jornadas que comenzaban temprano, terminaban tarde y, aun así, la sensación de estar siempre “al debe”.

Todos coincidían con la lógica generalizada de “trabajo mucho, pero siento que siempre estoy apagando incendios”. Otras dos frases que se repetían, fueron: “hago de todo, pero nada queda claro” y “mi trabajo no se ve”. Ahí entendí que el problema no era la carga, sino la invisibilidad del esfuerzo, por lo que decidí hacer algo al respecto.

Emprendí con la misión clara de profesionalizar la gestión operativa de edificios y condominios. No desde la teoría, sino desde el terreno. En solo dos años, logramos digitalizar más de mil comunidades y no lo hicimos con grandes campañas ni presupuestos, sino con foco, obsesión por el usuario y con un equipo pequeño que creyó que este rubro podía y debía, cambiar.

La administración tradicional lleva años funcionando con parches. Excel, grupos de WhatsApp, carpetas físicas y una memoria prodigiosa del administrador. Empero, todo depende de una sola persona y cuando las responsabilidades no se reparten, no hay sistema ni escalabilidad, ni posibilidad de trazabilidad.

Digitalizar no es llenar de tecnología. Es hacer que todo funcione mejor, con menos esfuerzo y más visibilidad. Lo que no se documenta no existe, lo que no se mide no mejora, y lo que no se automatiza, tarde o temprano, se olvida.

La tecnología no reemplaza a las personas, más bien las potencia y les da superpoderes a quienes quieren dejar de reaccionar y empezar a construir una cultura de mantenimiento, prevención y transparencia.

Actualmente, integramos nuestra solución en un ecosistema mayor. Miro hacia atrás y veo que crecimos con estructura, puesto que diseñamos roadmaps claros, procesos internos sólidos y situamos al administrador en el centro. Aunque, quizás, lo más importante es que ganamos la confianza de una industria tradicionalmente desconfiada.

Hoy, me quedo con tres certezas que pueden servir a cualquiera que viva, trabaje o invierta en una comunidad: El futuro no es digital por moda, sino por necesidad. Las comunidades crecen en complejidad, y el papel, el Excel y los grupos de WhatsApp, ya no alcanzan, se necesita estructura, datos y un sistema sólido.

Segundo, el buen administrador no necesita mayor cantidad de tareas, necesita herramientas que le devuelvan tiempo para lo importante, la gestión; y tercero, la operación es el alma del edificio. No se nota cuando funciona, pero cuando falla todo colapsa. Invertir ahí es asegurar dignidad para quienes viven y trabajan en ese espacio.

Si logré algo con este camino, fue demostrar que sí se puede cambiar la industria desde adentro. Basta con escuchar mejor, construir más simple y comprometerse de verdad con mejorar la vida en comunidad, porque al final, administrar bien no es solo mantener un edificio, es hacer que funcione como aquel lugar donde da gusto vivir.