Por: Álvaro Ricardi Mac-Evoy, Socio Fundador SPM Administración, Director de ExpoCondominios y Advisor de Tecnología para la Copropiedad.
Durante años, quienes administramos edificios hemos recopilado una enorme cantidad de información de las personas. Lo hemos hecho porque la ley lo exige, porque la seguridad lo requiere, o simplemente, porque la tecnología nos ha permitido hacerlo.
Así, pedimos el RUT para registrar una visita, almacenamos imágenes de cámaras de seguridad, mantenemos bases de datos de propietarios y residentes, registramos patentes de vehículos, controlamos reservas de espacios comunes y utilizamos aplicaciones que concentran información financiera, administrativa y de contacto.
Sin embargo, lo que pocas veces nos preguntamos es: ¿quién era realmente responsable de proteger toda esa información? Con la entrada en vigencia de la nueva Ley de Protección de Datos Personales, esa pregunta deja de ser una reflexión y pasa a transformarse en una obligación.
La Ley de Copropiedad ya exige a las administraciones mantener distintos registros. Entre ellos, el registro de propietarios y ocupantes, antecedentes de contacto, información necesaria para planes de emergencia y evacuación, además de documentación relacionada con seguros y otras obligaciones legales. Es decir, recopilar datos personales nunca ha sido opcional, dado que siempre fue parte del trabajo del administrador.
Empero, hoy la realidad es muy distinta a la de hace algunos años. Los edificios ya no solo administran información básica. También utilizan sistemas de control de acceso mediante códigos QR, lectores de patentes, biometría, reconocimiento facial, aplicaciones móviles, software de administración, plataformas de visitas, cámaras inteligentes y múltiples servicios tecnológicos que procesan diariamente información de cientos de personas.
En otras palabras, los condominios se han convertido, muchas veces sin advertirlo, en verdaderos administradores de grandes bases de datos personales. Y es ahí donde comienza el verdadero desafío.
La nueva legislación no solo obliga a recopilar información de manera justificada, sino también, a resguardarla adecuadamente, limitar quién puede acceder a ella, definir cuánto tiempo debe conservarse y establecer responsabilidades frente a eventuales filtraciones o usos indebidos.
Ya no bastará con tener un buen software de administración. Será necesario preguntarse si ese software cumple con la normativa vigente, dónde se almacenan los datos, quién tiene acceso a ellos y qué medidas de seguridad existen para protegerlos.
Cada nueva regulación parece asumir que las administraciones cuentan con departamentos jurídicos, especialistas en tecnología, encargados de cumplimiento y expertos en ciberseguridad. La realidad, sin embargo, es muy distinta. La inmensa mayoría de las comunidades del país es administrada por equipos pequeños que deberán incorporar nuevas obligaciones sin que necesariamente existan más recursos para hacerlo.
Esta nueva normativa vuelve a elevar el estándar de nuestra profesión y vamos a tener que conocer sobre legislación laboral, normativa de copropiedad, prevención de riesgos, eficiencia energética, plataformas digitales y protección de datos personales.
No cabe duda de que este cambio contribuirá a profesionalizar la actividad. Proteger la información de las personas es una necesidad legítima y acorde con los tiempos. Sin embargo, también debemos reconocer que cada nueva obligación incrementa los costos de operación, exige mayores niveles de especialización y dificulta que pequeños administradores puedan competir en igualdad de condiciones frente a organizaciones con estructuras mucho más robustas.
Sin duda estamos comenzando a presenciar una transformación silenciosa de nuestra industria. Una donde las exigencias normativas, tecnológicas y legales empujarán progresivamente al mercado hacia empresas de administración cada vez más grandes, especializadas y multidisciplinarias.
La pregunta es inevitable: ¿Estamos comenzando a ver la extinción del modelo de administrador unipersonal?
