Por: Eduardo Ricci Burgos, Abogado de Negocios COHLERS + Partners.
Con la aprobación de la nueva ley de protección de datos personales, las inmobiliarias deberán tomar medidas proactivas para prepararse y cumplir con esta nueva ley, especialmente en materia de protección de derechos, principios generales, privacidad, mecanismos de control y de denuncia, además de un organismo que regulará y fiscalizará este nuevo estatuto jurídico.
Así, creo relevante señalar los aspectos que considero claves para hacer frente de manera adecuada a este nuevo cambio, debiendo la industria trabajar con expertos en protección de datos que puedan guiar a las inmobiliarias en el cumplimiento de esta normativa y la gestión de sus nuevos riesgos.
Primeramente, se deberá identificar y clasificar todos los datos personales que las inmobiliarias recopilan y procesan, incluyendo información de sus clientes, empleados y proveedores, videovigilancia, sitio web, etc.; implementando con tal propósito medidas y controles técnicos y organizativos adecuados para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, perdidas, hackeos, filtraciones o usos indebidos
En segundo lugar, deberán elaborar un manual de políticas que incluya procedimientos claros para el tratamiento de datos personales, asegurando que se respeten los derechos de los titulares de esos datos; así como implementar programas de formación y capacitación para todos sus empleados sobre la importancia de la protección de datos y las obligaciones legales que deberán cumplir en dicha protección.
Tercero, deberán designar un encargado o responsable del cumplimiento normativo, es decir, un responsable de protección de datos, la que puede ser una persona o equipo encargado de supervisar el cumplimiento de esta ley y gestionar las políticas de protección de datos dentro de la empresa.
En cuarto lugar, deberán evaluar los riesgos y los impactos asociados al tratamiento de datos y las medidas para mitigarlos, así como también documentar el análisis y las acciones implementadas; debiendo mantener asimismo, un registro de las actividades de tratamiento; realizando con tal propósito auditorías periódicas para evaluar el cumplimiento de la ley y realizar ajustes en las políticas y procedimientos según sea necesario.
En quinto lugar, deberán proporcionar información clara y completa a clientes sobre el tratamiento de sus datos personales, a través de cláusulas claras en los respectivos contratos y avisos de privacidad;
Sexto, deberán establecer y habilitar procedimientos para atender las solicitudes de los titulares de datos, de acceso, rectificación, supresión, oposición, bloqueo, portabilidad, entre otros; y desarrollar y publicar avisos de privacidad claros que informen a los titulares sobre cómo se utilizarán sus datos, sus derechos y cómo ejercerlos.
Así, implementar al menos estos aspectos permitirá a las inmobiliarias estar preparadas adecuadamente para cumplir con la nueva ley, evitando sanciones indeseadas y fortaleciendo la confianza de sus clientes.
