Por: Álvaro Ricardi Mac-Evoy, socio Fundador SPM Administración y Asesorías SpA
Durante los últimos meses hemos realizado varias postulaciones a edificios y nos hemos encontrado con una constante en la falencia que, según los comités, los hace buscar una nueva alternativa para su edificio. Esta constante es la comunicación.
Así es, pese a tener muy bien cubierta la parte contable, la necesidad de informar y reportar la gestión tanto hacia la comunidad como hacia los comité, deja con esa sensación de lentitud de que las cosas no se están haciendo o que no se está atendiendo a tiempo a la comunidad.
Hoy casi todos los administradores usamos software para administrar, los cuales vienen con herramientas integradas para generar comunicados a la base de residentes y propietarios, con la capacidad de poner imágenes, multimedia, entre otras posibilidades. Esto debería ser el desde de todo administrador y, para llegar al hasta, hay que observar las herramientas que existen y los recursos que tenemos disponibles.
Como por ejemplo, tener un gestor de tareas para centralizar los requerimientos de tus clientes y, que este, sea distribuido hacia tu equipo de trabajo es clave para que puedas transparentar la gestión de tu empresa. Existen un sinfín de softwares para hacerlo con los cuales debes configurarlo a tu necesidad, pero hoy incluso, existe un desarrollo chileno que tiene como meta ser la plataforma de gestión operativa para las administraciones locales: Swappi
Ian Sutherland y su equipo crearon Swappi, una herramienta que a nosotros nos ha ayudado a informar nuestras visitas en terreno y lo supervisado, generar tareas asociadas a cotizaciones, responsables y trackeables en una línea del tiempo, para posteriormente tener métricas desde el inicio de la tarea hasta su solución.
También nos ha permitido generar una base de datos interna de proveedores conocida para todos nuestros colaboradores; y una programación anual con las mantenciones y sus distintas fechas de ejecución, con reportabilidad y respaldos digitales.
Así como crearle un acceso al mayordomo para que te reporte eventos y pueda gestionar la solución en conjunto con tu equipo, como también observar cómo se está gestionando este equipo de trabajo y cómo se están ocupando esos recursos de manera eficiente en formato online.
Entonces, cuando adoptamos estas metodologías, ganamos como empresas en el manejo de nuestro personal y, por otro lado, se nos abre la ventana de presentar nuestra gestión mucho más rápido, claro y eficaz. Alternativas que nos presentan formas de transparentar la gestión operativa y darle un valor agregado al servicio ofertado.
Los softwares de gastos comunes llegaron para transparentar nuestra gestión contable ahora es el turno de la gestión operativa.
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